مراجعه کننده گرامي پيش از تنظيم و ارسال شكايت و يا گزارش تخلفات به نكات زير توجه فرماييد:

وظيفه دفتر مديريت عملکرد شرکت ملی پست ج.ا.ا نظارت بر اجراي صحيح قوانين و حسن رضايت مشتريان است. بنابراين رسيدگي به شكايات، خارج از حوزه‌هاي مذكور و موضوعات نظير موارد زير در حيطه وظايف اين دفتر نيست:
الف: رسيدگي به دعاوي بين اشخاص حقيقي و حقوقي كه براي احقاق حقوق آنان مرجع دادگستري تعيين شده‌است، مگر موضوعاتي كه بيانگر نقض قانون يا سوء جريان اداري باشد؛
ب: بررسي و تجديدنظر نسبت به آرا مراجع قضايي؛
ج: شكايت هاي کيفري و جنايي و نظاير آن.

پيش از تنظيم و ارسال گزارش به نکات زير توجه فرماييد

1-در صورتي كه قبلاً شكايتي ارسال نموده‌ايد و پرونده شما در حال رسيدگي است و يا گزارش تخلفي ارايه نموده‌ايد، از ارسال مجدد شكايت يا گزارش خودداري نماييد. ضمناً پيگيري شكايت‌هاي خارج از اين سامانه كه به روشهاي ديگر ارسال شده‌است از همان طريق قابل پيگيري است.

2- شكايت‌هايي كه داراي اطلاعات ناقص و يا نادرست بوده و يا مشخصات شاكي ناقص و يا هويت وي احراز نشود، رسيدگي نخواهد شد.

3- اكيداً درخواست مي‌گردد شكايت در چند موضوع را در يك درخواست ارسال نكنيد.

4- در صورتيكه جمعي از اشخاص حقيقي يا حقوقي و يا يك شخص حقوقي به ثبت شكايت در سامانه تمايل دارد بايد مشخصات يك فرد حقيقي به نمايندگي از اشخاص در فرم شكايت درج شود، در غير اين صورت به شكايت رسيدگي نمي‌شود.

5-مسؤليت قانوني مطالب اظهار شده بر عهده‌ي شاكي خواهد بود.

6-تكميل اطلاعات براي فيلدهاي ستاره‌دار اجباري است

7-شكايت بايد متضمن هويت كامل، نشاني، كدملي و كدپستي شاكي همراه با دلايل باشد.

8-اتباع خارجي براي ارايه شكايات به‌جاي کد ملي، شماره گذرنامه را وارد نمايند.

9-پس از وارد كردن مشخصات دستگاه و متن شكايت خود و ديگر اطلاعات مورد نياز در سامانه، از سوي سيستم يك شماره پيگيري براي شما صادر مي‌شود كه به‌وسيله آن مي‌توانيد در همين سامانه و در هر لحظه از مرحله رسيدگي به شكايت خود آگاهي كسب نماييد

10-در نگهداري و عدم افشاي اين شماره به ديگران توجه نماييد. در صورت ارسال اعلاميه و يا گزارش از سوء جريان اداري شماره پيگيري در اختيار قرار نمي‌گيرد.